Glossar

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel und wichtiges Werkzeug, um den Workflow eines Projekts optimal darzustellen. Es kommt im Rahmen der Kanban-Methode zum Einsatz. Dabei unterstützt und visualisiert es den Arbeitsprozess. Mit dem Kanban-Board werden Probleme schnell sichtbar und können gemeinsam gelöst werden. So werden Arbeitsabläufe und -prozesse stetig optimiert. 

Die Geschichte des Kanban-Boards

Das Kanban-Board, wie wir es heute kennen, wurde in den 1940er Jahren von Toyota als visuelles Planungssystem für die Fertigungsindustrie entwickelt. Das Hauptziel der Kanban-Methode war es, ohne zusätzliche Kosten mehr Wert für die Kund*innen zu schaffen. In den 1970er Jahren entwickelte David Anderson die Idee weiter und schuf das heutige Kanban-System. Ein Kollege von Anderson schlug vor, den Workflow auf einem Whiteboard sichtbar zu machen. In diesem Zug entstand das Kanban-Board, wie wir es heute kennen.

Elemente des Kanban-Boards

Ein Kanban-Board arbeitet mit zahlreichen Elementen, um den Workflow übersichtlich und agil darzustellen. Dafür werden Karten, Spalten, verschiedene Zeitpunkte und WiP-Grenzen verwendet.

• Kanban-Spalten:
  Jede Spalte steht für einen Arbeitsprozess im Workflow (bspw. „zu erledigen“ < „in Arbeit“ < „Abgeschlossen“). Zusammen bilden die Spalten den gesamten Workflow ab.
• Kanban-Karten:
  Auf den Karten (oder Haftnotizen, Tickets, etc.) werden die Aufgabenelemente notiert. Diese Karten durchwandern die verschiedenen Spalten und Projektschritte. Sie dienen der Übersichtlichkeit und ermöglichen jedem Team-Mitglied nachzuvollziehen, wer gerade woran arbeitet.
• Commitment-Punkt: 
  Während des Durchlaufens des Workflows entstehen häufig neue Ideen oder Ansätze. Diese werden von Kanban-Teams in einem Backlog festgehalten. Am Commitment-Punkt ist die Zeit für Entscheidungen gekommen. Das Team muss sich einig darüber werden, welche Idee aufgenommen und umgesetzt wird.
• Auslieferungspunkt: 
  Der Auslieferungspunkt kann mit der typischen Deadline verglichen werden. Es handelt sich um einen Zeitpunkt, an dem der Workflow ein Ende findet. Meist werden die Produkte oder Services an diesem Punkt an den*die Kund*in übergeben. Ziel des Kanban-Teams ist es, die Kanban-Karten möglichst schnell vom Commitment-Punkt zum Auslieferungspunkt zu verschieben.
• Work in Progress (WiP)-Grenzen: 
  Die WiP-Grenze schränkt die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Karten für die jeweiligen Spalten ein. Ist das Maximum für eine Spalte erreicht, muss das Team diese Karten erst abarbeiten und verschieben, bevor weitere Karten in die Spalte aufgenommen werden dürfen. Die WiP-Grenzen decken Probleme und Engpässe im Workflow auf. Zusätzlich wird durch diese Limits schnell ersichtlich, wenn sich ein Team zu viel Arbeit vorgenommen hat.

Kanban-Board: physisch und digital

Bei der Entwicklung der Kanban-Methode wurde das Kanban-Board immer in Form einer physischen Tafel mit Karten oder Haftnotizen vor Ort verwendet. In Zeiten der Globalisierung und von ortsunabhängigem Arbeiten wurde auch das Kanban-Board digitalisiert. Auch wenn viele Teams nach wie vor auf das klassische Whiteboard setzen, gibt es zahlreiche digitale Alternativen für die agile Arbeit mit Kanban.

Der Vorteil physischer Boards ist ihre Sichtbarkeit. Sie stehen immer im Raum und können nicht durch das Öffnen eines neuen Tabs unsichtbar gemacht werden. Persönliche Gespräche über das Board und den Workflow können zudem Unverständlichkeiten einfacher aus dem Weg räumen. Doch gerade für Remote-Teams ist die Arbeit mit einem physischen Board nicht möglich. Für sie eignen sich digitale Kanban-Boards wie Trello, Asana oder Jira. In diesen Systemen finden sich alle Möglichkeiten, die auch ein physisches Board mit sich bringt – inklusive WiP-Grenzen und Verantwortlichkeiten.

Vor- und Nachteile des Kanban-Boards

Vorteile

• Visualisierung des Workflows mit allen Elementen
• WiP-Grenzen verhindern Überforderung und Verzögerungen im Workflow
• Anregung der Selbstorganisation aller Teammitglieder

Nachteile

• Jede*r hat Zugriff auf das Board, wodurch Karten verloren gehen können
• Verlust von Übersichtlichkeit bei großen Teams
• Ungeeignet für große und langfristige Projekte

Kanban-Board vs. Scrum-Board

Die Unterschiede zwischen Kanban-Board und das Scrum-Board sind sehr nuanciert, dennoch lassen sich einige Kontraste darstellen. Im Gegensatz zum fortlaufenden Workflow des Kanban-Boards besitzen Scrum-Boards Anfangs- und Endtermine. Bei Scrum sind die Teamrollen klar definiert, Kanban sieht jedoch keine spezifischen Rollen für die Teammitglieder vor. Kanban Boards sind zeitlich flexibler gestaltet als Scrum Boards, bei denen es eine festgelegte Anzahl an Karten oder Tickets gibt, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen. Grundsätzlich kann auch ein Scrum-Team mit einem Kanban-Board arbeiten, indem sie die für Scrum typischen Elemente in das Board einbinden.

Wie erstellt man ein Kanban-Board?

Eines der Grundprinzipien von Kanban ist, dort zu starten, wo man sich befindet. Das bedeutet, dass nicht erst große Veränderungen in bestehende Arbeitsabläufe gebracht werden müssen. Stattdessen kann man die Kanban-Methode auf die aktuellen Vorgehensweisen legen und beginnen. Mit diesen einfachen Schritten beginnt jedes Kanban-Board:

• Schritt 1: Den Arbeitsablauf visualisieren
  Ein Kanban-Board sollte immer gemeinsam mit dem ganzen Team erstellt werden. Zunächst werden die verschiedenen Prozessschritte definiert. Diese werden mit Hilfe von Spalten visualisiert.
• Schritt 2: Die Aufgaben identifizieren
  Im Anschluss identifiziert das Team alle Aufgaben und Arbeiten, die im Laufe des Projektes anfallen. Diese Aufgaben werden auf Karten festgehalten und in die Spalten auf dem Board gelegt.
• Schritt 3: Die Work in Progress Grenze setzen
  Es wird ein Work in Progress Limit gesetzt. Das schränkt die Anzahl zeitgleich bearbeiteter Aufgaben pro Spalte ein, um Verzögerungen durch Stauungen zu vermeiden.
• Schritt 4: Die Arbeit mit dem Kanban-Board im Alltag
  Im Anschluss wird im Arbeitsalltag mit dem Kanban-Board gearbeitet. Jede Karte wandert nach und nach durch den Workflow bis das Projekt beendet ist. Im Laufe der Zeit kann das Kanban-Board natürlich immer an die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Fazit: Wann eignet sich ein Kanban-Board?

In der agilen Arbeit im Team ist ein Kanban-Board nie eine falsche Entscheidung. Das Board visualisiert den Workflow für alle. Probleme und potenzielle Änderungen werden dank der Kanban-Methode schnell sichtbar und können so proaktiv angegangen werden. Das Kanban-Board eignet sich perfekt für kurze Sprints und kleinere Teams.