Beitrag 3 von 12 der Reihe „25 Worte über das bewegungsvolle Jahr 2020“

Wir sind Anna und Sabina, Organisationsentwickler und begeisterte Weltmitgestalter. Wir wollen die Käseglocke heute wieder ein Stück nach oben drücken und frische Luft in unseren Kopf lassen. Der Impuls von heute richtet seinen Fokus auf Verlässlichkeit und Transparenz. Es wird sich rund um Aktivitäten und Chancen, durch die wir beherzt mit dem Besen durch die Rumpelkammer in unserem Kopf fegen, drehen.

Wenn uns dieses Jahr etwas beigebracht hat, dann doch wohl auch, dass es besser ist zu wissen, wo einem der Kopf steht. Bei so vielen drastischen Veränderungen und Informationen ist es doch oft nicht ganz einfach sich selbst und seine eigene Haltung darin einzuordnen. Was kann ich tun, um den Durchblick zu gewinnen? Dieser Frage wollen wir uns heute zusammen mit dir widmen. Hinterlass uns wie immer fleißig ein paar Kommentare. So richtig Spaß macht es doch erst im Gespräch miteinander.

Verlässlichkeit ist ein Wort, dass einem gerade in diesem turbulenten Jahr häufig begegnet ist, und zwar weil die Bedeutung des Wortes nicht anwesend war. Wie sehr haben wir beide uns auch gewünscht wieder verlässlich einen Urlaub planen zu können, in dem wir neue Länder erkunden oder eine Übernachtung während einer Radtour buchen können. Die allererste Reise nach Schweden fiel ins Wasser, Abende mit Freunden mussten wir auf unbestimmte Zeit verschieben und Präsenztrainings mussten ruckartig auf virtuell umgestellt werden. Die Liste der Unverlässlichkeiten würde so schnell kein Ende finden. Am Anfang war das alles ganz schön unfassbar, im Sinne von nicht greifbar. Wie ein Aal wand sich der Durchblick immer aus unseren Händen. Zurück blieb eines: Die Erkenntnis, dass uns die Komplexität mal wieder kalt erwischt hat.

Lachend stand sie neben uns und sagte: „Man kann nicht durch mich durchblicken. Tanzt doch lieber mit mir, anstatt mich zu ignorieren.“

Verlässlichkeit ist kein Zustand, es ist eine Art zu denken. Wenn wir uns das Wort Zuverlässigkeit genauer ansehen, dann setzt es sich aus zwei Inhalten zusammen:

„zu“, althochdt. zuo = zu | „verlass“, althochdt. farlazan = loslassen, zulassen, verzeihen

Verlässlichkeit ist also ein Denken des Loslassens, Zulassens und Verzeihens. Meine eigene Verlässlichkeit bedingt, dass ich Dinge loslasse, um mich auf ein Versprechen zu fokussieren. Um Verlässlichkeit wiederum sehen und stärken zu können, muss ich in der Lage sein zu verzeihen, wenn es mal nicht klappt. So lassen wir von beiden Seiten zu, dass Verlässlichkeit passieren kann.

Es lohnt sich, verlässlich sein zu üben, aber auch genau hinzusehen und hinzuhören, wenn ein anderer Mensch gerade nicht verlässlich sein kann. Ärger und Schuldsucherei wird sich immer gegen uns selbst richten. Also tut euch selbst was Gutes und achtet auf euren eigenen Widerstand gegenüber Sachverhalten oder Menschen. Widerstand ist nichts mehr als eine Nachricht eures eigenen Ichs an euch selbst.

David Allen (Berater und Autor) beschreibt, warum es sich lohnt, Verlässlichkeit zu üben. Er ist der Erfinder der Selbstmangement-Methode Getting-Things-Done. Frustration, die wir eventuell am Ende eines Arbeitstages verspüren, kommt nicht von der vielen Arbeit, sondern von einer fehlenden Verlässlichkeit.

Was frustriert sind Gedanken, wie:

• „Jetzt habe ich es wieder nicht geschafft Frau xy anzurufen.“
• „Eigentlich wollte ich eine wichtige Vorbereitung für einen Workshop fertigkriegen, aber dann musste ich xy tun.“
• „Ich bin gar nicht dazu gekommen, die Informationen an xy zu schicken, die ich ihr eigentlich versprochen hatte.“
• „Oje, morgen wird wieder hart, ich weiß gar nicht, wie ich alles unterkriegen soll.“
• „Ich habe das Gefühl mindestens 5 Dinge vergessen zu haben, hatte ich sie nicht irgendwo aufgeschrieben?“

Wir schuften den ganzen Tag, geben unser Bestes, vergessen sogar Pausen und schlingen unser Mittagessen noch kurz vor dem nächsten Termin herunter und trotzdem kommen wir abends frustriert nach Hause? Wir sagen, da stimmt ganz offensichtlich etwas nicht. Erinnerst du dich noch an die Warteschlangen aus Impuls 2? Der Stau passiert nicht nur auf der Straße oder in der Organisation. Er beginnt in unserem Kopf. Die Komplexität von heute und die vielen Informations- und Kommunikationskanäle hat uns eine schleichende und immerwährende Sorge gebracht, wir könnten etwas vergessen haben.

Was, wenn wir uns eine andere Realität vorstellen, in der wir selbst im Anblick eines großen Bergs an Arbeit einen klaren Kopf behalten, der frei denken kann und uns in einem „[…] positive sense of relaxed control“ (David Allen | Getting Things Done, 2015, S. 3) zurücklässt? Diese Realität erobern wir uns, wenn wir uns einen Rahmen stecken, in dem wir uns darauf verlassen können, dass die Aufgaben, die es zu tun gilt, im richtigen Zeitpunkt zu uns kommen. Klingt komisch? Ist aber so.

Im Grunde ist das kontinuierliche Ziel die innere Inbox so leer zu kriegen wie nur möglich. Folgende 5 Schritte helfen:

• CAPTURE: Zu Beginn steht das Erfassen. Erfasse alle deine Aufgaben. Als haptische Typen machen wir beide das gerne auf Papier. Bevor wir den Tag starten, holen wir Aufgaben aus E-Mails, MS Teams-Nachrichten, Post-its, Notizzetteln und schreiben sie gesammelt auf. Das dauert nicht lange, vielleicht 15 Minuten.
• CLARIFY: Nun sieh dir die Liste genau an. Stehen da tatsächlich klare Aufgaben? Nein? Dann schreib sie klar hin. Alles andere kannst du in den Müll kippen. Ernsthaft! Jetzt nimm dir all die Aufgaben, die dich maximal zwei Minuten kosten und tue sie. Erledige sie gleich.
• ORGANIZE: Die Aufgaben, die mehr als 2 Minuten dauern, planst du nun konkret. Priorisiere sie. Das kannst du nur, wenn du irgendwo eine Übersicht über deine aktuellen Projekte hast. Woran arbeitest du gerade? Wir legen uns die priorisierten Aufgaben als entsprechend geschätzten Arbeitsblock in unseren Kalender. Der Arbeitsblock ist dann geblockt. Vorsicht: Bleibt konsequent. Es kann sein, dass ihr Aufgaben habt, die erst nächste Woche getan werden können. Dann legt sie euch erst nächste Woche in den Kalender. Es gibt auch Aufgaben, zu denen ihr Zulieferungen von Kollegen benötigt. Delegiert sie entsprechend und nennt ihnen ein spezifisches Datum, zu dem ihr den Input braucht und warum. Vorsicht: Euer Kalender sollte nicht von morgens bis abends gefüllt sein. Denkt an Pausen, die euer heiliger Gral sein sollten.
• REFLECT: Damit ihr euren Kalender nicht vollpumpt bis oben hin, nehmt euch regelmäßig und konkret Zeit, um euch ein Bild davon zu machen, ob das, was ihr da plant, sinnvoll ist und ob es eurem positiven Bild von Arbeitsalltag entspricht. Wir fangen jede Woche so an und jeden Monat. Bevor wir in die Woche starten, nehmen wir uns Zeit für einen Blick auf die Woche. Und zu Beginn eines jeden Monats sehen wir uns den kompletten Monat an. Es kann auch guttun, mal einen Dreimonatsblick zu werfen.
• ENGAGE: Triff die Entscheidungen, welche Aufgaben du wann tätigst. Folge dabei bitte dem Prinzip „so weiß ich, dass es gut ist“ anstatt dem Prinzip „so hoffe ich, dass es gut ist“.

Wir konnten durch diese Art der Arbeitsgestaltung unsere Verlässlichkeit erhöhen. Wenn du nun deinen Kalender deinen Kollegen freigibst, dann haben sie zusätzlich auch noch Transparenz darüber, woran du gerade arbeitest. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Diese Art von Transparenz mag für den ein oder anderen vielleicht etwas seltsam sein und sogar die Frage aufwerfen: „Du gibst Einblick in alles, was du tust? Dann weiß jeder, was du den ganzen Tag so tust. Das geht doch nicht jeden was an.“

Peter Kruse (Allgemeiner und Organisationspsychologe) gibt euch darauf eine gute Antwort: In komplexen Systemen funktionieren Steuerung und Regulierungen nicht mehr. Es funktionieren Selbstorganisation und Netzwerke. Steuerung und Regulierung funktionieren nur in Systemen, in denen wir in der Lage sind, Ergebnisse vorherzusehen.

Deswegen benötigen wir Transparenz, damit das Netzwerk und die Selbstorganisation funktionieren kann. Wenn du möchtest, dass Menschen die Ziele der Organisation verstehen und mitgestalten, dann benötigen sie Informationen, Kommunikation und Transparenz. Dafür benötige jeder wiederum eine gemeinsame Haltung gegenüber dem Umgang mit den Informationen, die man erhält.

„Was, wenn jemand mit der Transparenz nicht gut umgeht?“, fragt uns der ein oder andere. Wenn wir anfangen transparenter zu agieren, mehr Informationen zu teilen, müssen wir anfangs vermutlich mehr ins Gespräch miteinander kommen:

• Was sagt mir das, was ich sehe?
• Was mache ich nun mit dieser Information?
• Möchtest du, dass ich etwas damit tue?
• Wofür ist sie nicht geeignet?

Wenn wir miteinander sprechen, lernen wir uns besser kennen und fangen an zu lernen, mit einer erhöhten Transparenz verantwortlich umzugehen.

Aus der sorgenvollen Frage „Was, wenn jemand mit der Transparenz nicht gut umgeht?“ klingt aber vor allem eines heraus: Verletzlichkeit. Was wir zeigen und was wir sehen lassen, sagt viel über uns selbst aus. In das Thema der Verletzlichkeit möchten wir im nächsten Impuls mit euch eintauchen.

Erzählt uns von euren Erlebnissen und Gedanken. Wo trefft ihr Verlässlichkeit? Wo fällt es euch schwer, verlässlich zu sein? Wie wichtig ist euch Verlässlichkeit?

• „Getting Things Done – the art of stress-free productivity“ | David Allen
• „Erfolgreiches Management von Instabilität – Veränderung durch Vernetzung“ | Peter Kruse