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Projektmanagement

Definition: Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bezeichnet die Planung, Organisation, Steuerung und Überwachung von Projekten. Es umfasst die Definition von Zielen, die Ressourcenplanung, die Erstellung von Zeitplänen und Budgets sowie die Koordination von Aufgaben und Teilprojekten. Projektmanagement umfasst auch die Kommunikation mit Stakeholder*innen sowie die Risikobewertung und das Risikomanagement. Ziel ist es, Projekte effektiv und effizient durchzuführen und das Ergebnis im Rahmen vorgegebener Parameter zu erreichen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement ist in vielen Bereichen eine wichtige Disziplin, da es die Möglichkeit eröffnet, komplexe Vorhaben und Aufgaben effektiv zu organisieren und durchzuführen. Ohne Projektmanagement ist es nahezu unmöglich, große und komplexe Projekte erfolgreich abzuschließen. Die unterschiedlichen Interessengruppen, die koordiniert und informiert werden müssen, sowie viele zu berücksichtigende Variablen stellen eine große Herausforderung dar. Durch eine systematische und strukturierte Herangehensweise an die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten hilft Projektmanagement, Risiken zu minimieren, Ressourcen zu optimieren und Ergebnisse innerhalb von Zeit- und Budgetvorgaben zu erreichen. Es ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftserfolgs und kann dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz von Organisationen zu steigern.

Phasen des Projektmanagements

Die Phasen des Projektmanagements können je nach Projekt und Methode variieren, aber typischerweise umfassen sie die folgenden Schritte:

  1. Projektinitiierung:
    In dieser Phase wird das Projekt konzipiert, Ziele und Anforderungen werden festgelegt und die Machbarkeit wird bewertet. Es werden auch die erforderlichen Ressourcen identifiziert und der Projektplan erstellt.
  2. Projektplanung:
    In dieser Phase wird der Projektplan detaillierter ausgearbeitet. Der Umfang des Projekts wird genau definiert, die Aufgaben und Arbeitspakete werden identifiziert und in einem Zeitplan festgehalten. Außerdem werden Budgets erstellt und eine Risikobewertung durchgeführt.
  3. Projektumsetzung:
    In dieser Phase werden die geplanten Aufgaben und Arbeitspakete ausgeführt und das Projekt nimmt Gestalt an. Hierbei ist es wichtig, den Fortschritt und das Budget im Auge zu behalten und eventuelle Abweichungen zu verfolgen und zu dokumentieren.
  4. Projektüberwachung und -kontrolle:
    In dieser Phase wird der Fortschritt des Projekts regelmäßig überwacht und überprüft, ob das Projekt im Rahmen des Zeitplans, Budgets und der Qualitätsanforderungen bleibt. Abweichungen werden erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet.
  5. Projektabschluss:
    In dieser Phase wird das Projekt offiziell abgeschlossen, das Ergebnis wird überprüft und dokumentiert und die Leistung des Teams wird bewertet. Auch die Erfolgsfaktoren und Lessons Learned werden dokumentiert, um daraus für zukünftige Projekte zu lernen.

Rollen im Projektmanagement

Es gibt eine Vielzahl von Rollen, die im Projektmanagement, je nach Größe und Komplexität des Projekts, wichtig sind. Einige wichtige Rollen sind:

  • Projektleiter*in:
    Der*die Projektleiter*in ist für die Gesamtführung und Koordination des Projektes verantwortlich. Er*sie ist Hauptansprechpartner*in für alle Stakeholder*innen und sorgt dafür, dass das Projekt Zeit- und Budgetplan bleibt und den Qualitätsanforderungen entspricht.
  • Projektteam:
    Das Projektteam besteht aus den Personen, die die Aufgaben und Arbeitspakete des Projekts ausführen. Sie arbeiten eng zusammen, um das Projektziel zu erreichen.
  • Sponsor*in:
    Der*die Sponsor*in ist in der Regel ein*e leitende*r Manager*in oder eine Organisationseinheit, die das Projekt finanziert. Er*sie gibt die Ziele und Anforderungen vor und sorgt dafür, dass das Projekt mit den Geschäftszielen und -strategien übereinstimmt.
  • Stakeholder*innen:
    Stakeholder*innen sind Personen oder Organisationen, die von dem Projekt betroffen sind oder davon profitieren. Sie haben Interessen, Erwartungen und Anforderungen an das Projekt und müssen daher während des gesamten Projekts gut informiert und eingebunden werden.
  • Expert*innen:
    Expert*innen können in verschiedenen Phasen des Projekts hinzugezogen werden, um ihr Fachwissen und ihre Erfahrung in bestimmten Bereichen einzubringen. Dies kann beispielsweise ein*e Finanzexpert*in, ein*e technische*r Expert*in oder ein*e Expert*in für Risikomanagement sein.
  • Externe Dienstleister*innen:
    Externe Dienstleister*innen können beauftragt werden, um spezifische Aufgaben und Arbeitspakete zu erledigen, die nicht vom internen Projektteam ausgeführt werden können. Dies kann beispielsweise ein Marketingunternehmen oder eine IT-Firma sein. Ebenso können durch externe Dienstleister*innen fehlende Kompetenzen oder Kapazitäten für das Projekt bereitgestellt werden.

Projektmanagementmethoden

Projektmanagementmethoden sind Systeme, Rahmenwerke oder Prozesse, die verwendet werden, um Projekte effektiv und effizient zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren. Es gibt viele verschiedene Projektmanagementmethoden, die auf bestimmte Anforderungen, Branchen oder Projekttypen zugeschnitten sind.

Einige der bekanntesten Projektmanagementmethoden sind:

  • Klassische Projektmanagementmethoden wie das Wasserfallmodell, das V-Modell, Prince2® oder PMI-PMBOK®. Diese Methoden setzen auf eine planorientierte Vorgehensweise, bei der das Projekt in Phasen aufgeteilt wird und der Schwerpunkt auf der detaillierten Planung, Strukturierung, Kontrolle und Überwachung des Fortschritts sowie der Einhaltung von Zeit-, Kosten- und Qualitätszielen liegt.

  • Agile Projektmanagementmethoden wie Scrum, Kanban oder Lean setzen auf iterative, flexible und kund*innenorientierte Vorgehensweisen. Sie sind am besten für Projekte geeignet, bei denen sich Anforderungen schnell ändern und flexible Anpassungen erforderlich sind. 

  • Hybride Projektmanagementmethoden kombinieren Elemente verschiedener Methoden und passen sie an die spezifischen Anforderungen eines Projekts an. Sie sind besonders geeignet für Projekte, die in einer schnelllebigen Umgebung angesiedelt sind.

Es ist wichtig, die richtige Projektmanagementmethode für das jeweilige Projekt auszuwählen, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und die Anforderungen und Erwartungen aller Stakeholder*innen erfüllt werden.

Aktuelle Trends im Projektmanagement

Aufgrund der Veränderungen in der Arbeitswelt und der Technologieentwicklung in den letzten Jahren unterliegt auch das Projektmanagement einer stetigen Entwicklung und es habe sich verschiedene Trends herauskristallisiert. Einige dieser Trends sind:

  • Agiles Projektmanagement: Agile Methoden wie Scrum, Kanban oder Lean wurden in den letzten Jahren immer beliebter, da sie eine flexiblere und iterative Herangehensweise an die Projektumsetzung ermöglichen. Die agile Vorgehensweise ist besonders geeignet für Projekte, die sich schnell ändern oder in denen zeitnahe Anpassungen notwendig sind.

  • Virtuelles Projektmanagement: Die Zunahme von Remote-Arbeit und virtuellen Teams hat dazu geführt, dass auch das Projektmanagement zunehmend virtuell und dezentralisiert wird. Tools und Plattformen wie Projektmanagementsoftware, Videokonferenzen und Online-Kollaborationswerkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit in virtuellen Umgebungen.

  • Künstliche Intelligenz und Automatisierung: Künstliche Intelligenz und Automatisierung können im Projektmanagement dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und Entscheidungen zu erleichtern. Beispielsweise können Machine-Learning-Algorithmen dazu beitragen, Risiken zu identifizieren oder automatisierte Berichterstellung.

  • Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein werden zunehmend wichtige Faktoren im Projektmanagement. Projekte müssen nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch und sozial nachhaltig sein, um den Ansprüchen von Unternehmen und Gesellschaft gerecht zu werden.

  • Design Thinking: Design Thinking ist eine Methode, die dazu beitragen kann, kreative und nutzer*innenzentrierte Lösungen für komplexe Probleme zu finden. Im Projektmanagement kann es dazu beitragen, das Projektteam dazu zu bringen, Lösungen aus der Perspektive der Endnutzer*innen zu betrachten und ihre Bedürfnisse und Wünsche zu berücksichtigen.

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