Olympiapark München GmbH
Projektmonitoring für die European Championships Munich 2022 in neun Sportarten und das kulturelle Rahmenprogramm
Das war die Herausforderung:
50 Jahre nach den Olympischen Spielen 1972 finden im August 2022 in München die European Championships 2022 in neun Sportarten statt. Der Bund, der Freistaat Bayern und die Stadt München finanzieren das Projekt mit einer Zuwendung für Ausgaben in Höhe von 128 Mio. Euro, von denen 28 Mio. Euro durch Einnahmen abgedeckt werden sollen. Die Empfehlung des Stadtrates und der Fördermittelgeber bestand, ein externes Projektmonitoring einzusetzen, das die Finanzmittel unabhängig prüft und Transparenz schafft.
- Schaffen von Transparenz in Bezug auf Kosten- und Einnahmeentwicklung sowie
- Fortschritt in Bezug auf den Beginn der Veranstaltung
- Prüfung von Projektabgrenzungsthemen zu anderen Finanzierungsbudgets
- Plausibilisierung der Ausgaben und Kostenplanung
- Kontrolle und Qualitätsverbesserung des monatlichen und quartalsweisen Reportings
So haben wir gewirkt:
Als externe Projektmonitore haben wir die gesamte Bandbreite der Großveranstaltung vom Controlling der Ausgaben und Einnahmen, über die Projektfortschritte und -termine bis zum Leistungsumfang geprüft und standen dem Local Organisation Committee als Sparring-Partner und dem Aufsichtsrat der Olympiapark München GmbH als unabhängiger neutraler Beobachter zur Seite.
- Monatliche Prüfung der vom Projektcontrolling und der Projektleitung erstellten Status-Berichte sowie der Aufstellungen zu Kosten-, Ausschreibungs- und Einnahmenentwicklung. Die Inhalte und Strukturen wurden plausibilisiert und kritisch hinterfragt und dazu Zusatzinformationen (z. B. detaillierte Aufstellungen zu Ausschreibungen und Vergabefortschritten, Kostenübersichten, Sponsoringverträge, Entwicklung der Ticketeinnahmen) angefordert. Durch die Fokussierung auf die Obligos aus den Ausschreibungen und Abkommen mit den Sportorganisationen konnten wir Kostenentwicklungstendenzen frühzeitig aufzeigen.
- In monatlichen Feedback-Gesprächen mit unseren Ansprechpartner*innen des Local Organisation Committees wurden der Fortschritt der Teilprojekte und die Entwicklung der Ausgaben und Einnahmen durchgesprochen und dabei Verbesserungs- und Optimierungsvorschläge seitens TEAMWILLE gegeben.
- Dokumentation der Inhalte der monatlichen Durchsprachen für die Auftraggeberin der Olympiapark München GmbH
- Quartalsweise Erstellung eines Management Letters zum Fortschritt für den Aufsichtsrat der Olympiapark München GmbH und die Finanzmittelgeber*innen
Das haben wir erreicht:
Die sachgerechte Verwendung der Mittel, die Einhaltung der Zielvorgaben und die Sicherheit in der Beurteilung des Projektfortschrittes konnten erfolgreich sichergestellt und transparent gemacht werden.
- Das LOC erhielt durch unser Feedback eine kontinuierliche, unabhängige Rückmeldung zur Selbstkontrolle und konnte so blinde Flecken und das Übersehen wichtiger Aspekte ausschließen.
- Die Auftraggeberin und Finanzmittelgeber*innen erhielten durch unsere unabhängige, neutrale Sicht und unser kritisches Hinterfragen die gewünschte Sicherheit in der Beurteilung des Projektfortschritts und der sachgerechten Verwendung ihrer Mittel, sowie der Einhaltung der Zielvorgaben.
- Inhalt und Aufbau unseres neu geschaffenen Berichts, themenweise unterteilt in die Abschnitte a) Fakten zum Projektfortschritt und b) von TEAMWILLE vorgenommene Prüfungen, fanden bei der Kundin Anklang und trugen zum Erfolg des Projektes bei.
- Fokusthemen waren: Ticketing für volle Stadien (Preise, Erhöhung Medienpräsenz, Sponsoring-Management), Reporting (Plausibilisierung, Klärung unklarer Punkte), Vergleich zu Die Finals – Berlin 2022 und den World Athletics Championships 2022 in Eugene, Verzögerungen Ausschreibungen, Abgrenzung Finanzierung
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